Tout comprendre sur le coffre-fort électronique
Avec les évolutions réglementaires récentes dans les domaines social et fiscal, les entreprises se tournent de plus en plus vers les coffres-forts numériques pour sécuriser leurs documents. Le coffre-fort électronique s’impose aujourd’hui comme un espace sécurisé essentiel pour la conservation et le partage de documents administratifs, de bulletins de paie électroniques, ou encore de données personnelles sensibles. Vous souhaitez dématérialiser et sécuriser vos documents professionnels tels que les bulletins de paie, les factures ou autres ? Cet article accompagné de la vidéo décrypte l’essentiel à retenir.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Avant de plonger dans les détails techniques et les avantages d’un coffre-fort numérique, il est essentiel de comprendre son concept de base.
En termes simples, un coffre-fort numérique est un service sécurisé en ligne où vous pouvez archiver des documents numériques en toute sécurité. Il agit comme un dépôt numérique sécurisé qui assure la protection et la confidentialité de vos informations les plus sensibles.
Il constitue un véritable fort numérique, répondant aux normes de sécurité des données les plus strictes, notamment la norme NF Z42-020, garantissant l’intégrité et la pérennité des documents numériques archivés.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement du coffre-fort électronique et ses aspects pratiques, consultez notre FAQ coffre-fort.
Quelle est l’utilité d’un coffre-fort numérique ?
Ce système d’archivage numérique permet de centraliser l’ensemble de vos documents sensibles au sein d’un fort électronique hautement sécurisé.
Dans le cadre de l’évolution du système d’information des entreprises, le coffre-fort numérique se présente comme une solution incontournable, offrant une multitude d’avantages essentiels pour la gestion documentaire moderne. Il est possible de :
Mettre en place un archivage à vocation probatoire
En adoptant un coffre-fort numérique, les entreprises peuvent archiver des documents de manière durable en format électronique, garantissant ainsi leur intégrité et disponibilité pour toute éventualité légale, que ce soit en cas de litige ou lors de contrôles administratifs.
Préserver la confidentialité des informations et des échanges
La sécurité avancée du coffre-fort numérique assure la protection des documents contre tout accès ou manipulation non autorisés, garantissant la confidentialité des informations et des communications de l’entreprise, notamment pour des fichiers sensibles comme une fiche de paie, un contrat RH ou un document comptable.
Assurer la sécurisation des données
Un coffre-fort numérique permet aussi de conserver une copie électronique fiable de documents physiques, minimisant les risques de vol, de perte ou de détérioration auxquels les archives traditionnelles sont souvent exposées.
Détruire les originaux papier
En passant à la dématérialisation, les entreprises peuvent désormais opter pour l’élimination sécuritaire de leurs documents originaux en format papier, tout en s’assurant de la création de copies numériques fiables et durables. Cette transformation numérique permet aussi de renforcer la sécurité des données et d’optimiser le stockage sécurisé des documents administratifs.
Cette pratique, encadrée par la norme NF Z42-026, garantit que les copies numériques produites possèdent la même valeur juridique que les documents papier originaux, ouvrant la voie à un espace de travail plus propre, plus écologique et dénué de l’encombrement des archives physiques.
Assurez la conservation de vos documents
Le fonctionnement du coffre-fort virtuel :
Un coffre-fort électronique (aussi appelé ecoffre fort ou coffre-fort virtuel) est une option d’une solution de gestion documentaire, dont le processus de conservation s’effectue en deux étapes : le scellement numérique puis l’archivage.
Lorsqu’on dépose les documents, un scellement numérique y est effectué pour en garantir l’intégrité. Il s’opère alors une signature électronique pour authentifier l’auteur du dépôt, un horodatage pour certifier la date de ce dépôt et, enfin, un calcul d’empreinte numérique pour assurer la non-modification du document dans le temps. Ce processus est particulièrement crucial pour garantir la valeur probatoire de bulletins de salaire, fiches de paie ou tout autre document stocké lié à des données sensibles.
Tous les documents sont ensuite archivés numériquement dans le coffre-fort où des procédures de vérification périodique, d’intégrité, de traçabilité et de gestion des actions et des utilisateurs sont réalisés.
Accès et hébergement des données dans un coffre-fort électronique
L’accès aux données stockées dans un coffre-fort électronique se caractérise par sa simplicité et sa flexibilité. Les utilisateurs autorisés peuvent se connecter de manière sécurisée à partir de divers appareils, tels qu’ordinateurs de bureau, tablettes ou smartphones. L’authentification se fait généralement par la saisie d’identifiants personnels et, pour une protection accrue, peut être renforcée par un système de vérification en deux étapes, tel qu’un code transmis par SMS.
En ce qui concerne l’hébergement des données, elles sont conservées dans des datacenters français de haute sécurité, qui respectent les normes strictes en matière de sécurité de l’information. Ces installations sont rigoureusement certifiées selon la norme ISO/CEI 27001, assurant ainsi un cloud souverain, où la gouvernance et la localisation des données sont entièrement sous juridiction française.
Grâce à ces dispositifs, le partage de documents sensibles peut se faire en toute confiance, sans compromettre la confidentialité des données personnelles des collaborateurs ou partenaires.
Les avantages apportés par un coffre-fort électronique
En optant pour un coffre-fort électronique conforme à la norme NF Z42-020, vous assurez à votre entreprise une solution robuste pour gérer et conserver durablement vos documents numériques. Grâce à ce système, il est possible de garantir la pérennité, l’intégrité, la disponibilité, mais aussi la confidentialité des données.
Une garantie d’accessibilité dans le temps
Vous vous assurez ainsi d’opérer votre transformation digitale dans le respect de la légalité et vous vous prémunissez des risques de détournement ou de destruction d’informations.
Le label : une garantie de conformité
Des organismes comme la Fédération Numérique des Tiers de Confiance décernent un label. Il garantit que la solution a été développée en respectant un référentiel strict, en conformité avec la norme AFNOR NF Z42-020, et que le logiciel a été audité par un expert.
En matière de choix, il existe une variété de fournisseurs sur le marché, chacun avec ses propres certifications et ses labels de sécurité, tels que ceux décernés par la FNTC, indiquant la conformité aux normes strictes telles que la norme AFNOR NF Z42-020. Il est crucial de sélectionner un prestataire qui non seulement répond à vos besoins spécifiques, mais qui offre également un niveau de sécurité et de conformité éprouvé.
En savoir plus sur le coffre-fort électronique par Open Bee
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Lexique e-coffre fort
Empreinte numérique :
Séquence de bits, qui caractérise un objet numérique et dont la valeur est unique pour cet objet
numérique. Cette séquence est produite par un algorithme de hachage standard. Toute modification du document numérique entraînera une empreinte différente qui révélera la modification par comparaison avec la première empreinte.
Nota : à partir d’une empreinte donnée, il est impossible de reconstituer l’objet numérique qui lui est
associé.
Horodatage électronique :
Information permettant de démontrer qu’une donnée existait à un instant donné, par exemple, un document, un enregistrement d’audit ou une signature électronique (définition norme
AFNOR NF Z42-013 : 2009).
Scellement numérique :
Procédé permettant de garantir, l’intégrité d’un document par l’utilisation conjointe de calculs
d’empreintes, de signatures numériques et d’horodatage (définition norme AFNOR NF Z42-013 : 2009)