La gestion documentaire pour le secrétariat et l’administration
Un service au cœur de la transformation digitale
Un logiciel administratif pensé pour les besoins du secrétariat
Un rôle central dans la gestion de documents
Votre fonction devient de plus en plus polyvalente. Chaque jour, vous êtes amené à effectuer de diverses tâches qui nécessitent de manipuler un grand nombre de documents. Bien souvent au format papier, ce dernier complexifie votre travail et vous fait perdre du temps.
Priorisez la sécurité dans votre gestion de documents
Découvrez comment la solution GED Open Bee™ permet d’optimiser le temps et sécuriser le partage de documents avec votre équipe !
Les fonctionnalités clés d’un logiciel pour le secrétariat
Une solution logicielle complète pour simplifier le secrétariat
Réduisez les saisies manuelles grâce à un logiciel administratif
Classez, en quelques clics, tous vos documents au format électronique et ne dépensez plus d’énergie à gérer des archives papier, en utilisant la solution d’archivage sécurisé, le coffre-fort électronique.
Convertissez en moins de 10 secondes, un document papier de 40 pages au format MS Word, sans devoir le re-saisir et tout en respectant la mise en page du document original.
Quel que soit le format de vos courriers entrants, ne faites plus de photocopies : envoyez simplement un lien par email aux personnes concernées.
Gagnez du temps dans la gestion quotidienne des documents
Recherchez et retrouvez en quelques secondes vos documents classés avec n’importe quel mot-clé de leur contenu, grâce à la technologie de reconnaissance de caractère (OCR).
Bénéficiez d’un suivi précis de l’ensemble de l’information échangée avec vos collègues de travail. Profitez d’un accès à l’ensemble de l’information depuis votre poste de travail et limitez ainsi les allers-retours entre les services.
Un point unique pour partager et organiser vos documents administratifs
Gagnez du temps et suivez l’avancement de votre circuit de validation. Avec le logiciel GED secrétariat, tous vos documents sont centralisés dans une seule plateforme digitale.
Renforcez la collaboration avec un logiciel de gestion documentaire adapté
Que vous travailliez sur un projet avec des collègues de différents services ou avec des clients, le système vous permet de partager et de mettre à jour des documents en temps réel.
Sécurisez vos documents avec un coffre-fort numérique intégré
Les fonctionnalités de sécurité avancées du coffre-fort électronique garantissent que seul le personnel autorisé peut afficher, modifier ou supprimer des documents.
Notre logiciel GED dédié au secrétariat et à la gestion administrative
Découvrez comment les solutions Open Bee™ vous permettent d’accélérer et de faciliter la gestion de vos documents au quotidien.
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Ils témoignent de notre expertise
Karine Leroy-Vincent, Responsable du service documentation de Vilogia.
La solution Open Bee nous a permis de gagner beaucoup de temps pour le tri et l’archivage, mais aussi de l’espace physique, car nous n’utilisons plus d’armoires pour stocker nos documents. Un autre avantage est que nous pouvons désormais rechercher rapidement des documents, depuis notre poste de travail, à partir de n’importe quel mot-clé et dans son contenu intégral. Auparavant, nous faisions nos recherches dans nos nombreux dossiers papier, tâche qui était particulièrement contraignante et chronophage.
Consultez notre documentation
- Sphère le partage sécurisé
Cette brochure vous présente en détail la plateforme Sphère : ses fonctionnalités pour sécuriser vos échanges de documents
- Dématérialiser les factures clients
Cette fiche produit détaille le fonctionnement de notre solution globale d’automatisation du traitement des factures clients
- Logiciel en conformité RGPD
Notre document décrivant les procédures et moyens techniques mis en œuvre dans les services Cloud d’Open Bee relatives à la conformité avec le RGPD.
Questions fréquentes : logiciel administratif
Quelles sont les fonctionnalités principales d’un logiciel GED secrétariat ?
La GED révolutionne le secrétariat en proposant une numérisation et une capture intelligente des documents, associées à une classification et un tri automatiques qui simplifient l’organisation des archives. Elle facilite le partage et garantit un archivage sécurisé, tout en permettant une recherche rapide grâce à l’OCR avancé. La GED assure également un suivi méticuleux des échanges documentaires et offre un accès centralisé aux informations, ce qui améliore grandement l’efficacité et la sécurité dans la gestion documentaire quotidienne.
Son atout majeur réside dans sa capacité à se connecter avec tous les services d’une entreprise, améliorant ainsi la collaboration et la cohérence dans la gestion des flux d’informations.
Comment gérer facilement tout le courrier entrant avec la GED ?
La solution de gestion électronique de documents permet de classer la réception du courrier entrant, mais aussi d’en faire la distribution automatiquement vers les équipes concernées. Tous les documents professionnels sont gérés (factures, bulletin de salaire, ticket de caisse, justificatifs de frais)…
Comment traiter les fiches d’inscription ou les formulaires transmis aux collaborateurs ?
Idéal pour les TPE et les PME, le module formulaire électronique permet de transmettre toutes vos fiches ou formulaires administratifs avec un simple lien public. La collecte d’informations est simplifiée et le traitement automatisé.
La GED pour le secrétariat est-elle utile quel que soit le type d’administration ?
Absolument. Que vous travailliez dans une mairie, un cabinet d’avocats, une école, un office HLM ou encore une association, la gestion administrative repose toujours sur un volume important de documents à traiter, organiser, partager et archiver. La GED Open Bee s’adapte à chaque contexte : elle permet de centraliser les dossiers, de fluidifier les circuits de validation entre services, et de garantir la sécurité des échanges d’informations sensibles. Cette transversalité en fait un véritable allié pour tous les types d’administrations, publiques ou privées.
La GED est-elle vraiment sécurisée pour les documents administratifs sensibles ?
Oui, une GED moderne comme celle proposée par Open Bee intègre des mécanismes avancés de sécurité pour protéger les documents à chaque étape de leur cycle de vie. Accès par droits utilisateurs, traçabilité des actions, coffre-fort électronique conforme aux normes en vigueur… vous gardez la maîtrise complète sur qui peut voir, modifier ou archiver un document. C’est un enjeu crucial pour les fonctions administratives, qui gèrent souvent des données sensibles (RH, finances, contrats, délibérations, etc.). En digitalisant vos processus, vous réduisez aussi les risques liés à la perte, à la copie non autorisée ou à la diffusion accidentelle de documents papier.
Pour en savoir plus sur la sécurité, consultez nos articles dédiés :
Pourquoi adopter une GED pour passer au zéro papier dans l’administration ?
Passer au zéro papier, ce n’est pas seulement une question d’écologie : c’est un levier concret d’efficacité, de gain de temps et de maîtrise des coûts. Dans les services administratifs, où la gestion de courriers, de dossiers RH, de contrats ou de factures est quotidienne, la GED permet de centraliser tous les flux documentaires dans un espace numérique sécurisé, accessible selon les droits de chaque utilisateur.
Avec une solution comme Open Bee, vous éliminez les tâches manuelles (photocopies, classements, recherches dans les archives papier), vous automatisez les circuits de validation, et vous réduisez fortement le risque de perte d’information. En plus de libérer de l’espace physique, vous améliorez la collaboration entre services et renforcez la conformité documentaire.
Le passage au numérique devient alors un projet structurant, accessible à toutes les tailles d’organisation, qu’il s’agisse d’une collectivité, d’une PME ou d’un cabinet.
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